Quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp

tachuong · #1 13-07-2006, 06:30 PM

Tầm quan trọng

Hồ Sơ, tài liệu là một loại tài Sản có giá trị như các loại tài sản khác của doanh nghiệp, có tác động trực tiếp phục vụ cho hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc nhận thức đúng vấn đề này sẽ tạo cơ sở quản lý và bảo vệ hồ sơ tài liệu một cách phù hợp, khoa học. Bởi vì:

Để tiến hành các hoạt động của doanh nghiệp, phải có các hồ sơ tài liệu làm căn cứ, làm cơ sở cho việc theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo hoạt động sản xuất - kinh doanh sao cho đúng với kế hoạch, mục đích đã đề ra.
Hồ sơ, tài liệu có tác đụng lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, chương trình kế hoạch hoạt động một cách đầy đủ và sinh động. Qua đó góp phần xây dựng và phát triển các hoạt động của doanh nghiệp ngày càng hoàn chỉnh, năng động và hiệu quả hơn.
Hồ sơ, tài liệu có tác dụng tích cực trong việc quản lý các mặt hoạt động cụ thể của doanh nghiệp như: thống kê, kiểm tra vật tư, tiền vốn, hàng hóa, thiết bị...
Hồ sơ, tài liệu góp phần xây dựng một cách khoa học các kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiền lương, định ra các tiêu chuẩn, định mức lao động...
Giúp lãnh đạo doanh nghiệp thống nhất chỉ đạo các mặt về nhân lực tài vụ kỹ thuật, kinh doanh... nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được thuận lợi, đúng mục đích. Giúp lãnh đạo nắm được thành phần, số lượng hồ sơ tài liệu hiện có của doanh nghiệp, của các phòng ban và thực trạng bảo quản để có cách chỉ đạo hợp lý.
Hồ sơ, tài liệu là bằng chứng xác minh, đối chiếu trong những trường hợp cần thiết.

Nguyên tắc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu

Lãnh đạo doanh nghiệp cần chỉ đạo việc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp của mình, ra các quy định về chế độ lập, lưu và khai thác hồ sơ tài liệu. Đồng thời tiến hành kiểm tra, đánh giá hoạt động này nhằm chấn chỉnh lề lối làm việc của nhân viên, nâng cao nhận thức và tinh thần trách nhiệm trong quản lý hồ sơ tài liệu, không những bảo vệ hồ sơ tài liệu không bị thất lạc, mất mát, bảo vệ được bí mật kinh doanh mà còn phát huy được tác đụng tích cực của hồ sơ, tài liệu trong các mặt hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy việc tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu cần phải thực hiện theo các nguyên tắc sau:

Thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp, đây là nguyên tắc cơ bản, vì muốn hoạt động của doanh nghiệp theo đúng mục tiêu kế hoạch thì việc chỉ đạo các mặt hoạt động phải thống nhất. Thống nhất ở đây phải là thống nhất về mặt tổ chức, nghiệp vụ để qua đó mặc dù không cần tập chung hồ sơ tài liệu của các phòng ban vào một nơi nhưng vẫn nắm được toàn bộ hồ sơ tài liệu để phục vụ hoạt động SXKD, nghiên cứu và quản lý nhanh chóng, hiệu quả.
Xác định toàn bộ hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp là tài sản chung của doanh nghiệp, vì vậy mọi thành viên cần tuân thủ các quy định về tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu, không được phân tán, huỷ hoại, chiếm giữ hoặc tiết lộ.
Việc quản lý hồ sơ, tài liệu phải do một bộ phận hoặc nhân viên chuyên trách đảm nhiệm và được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo doanh nghiệp. Bộ phận này giúp lãnh đạo quản lý toàn bộ hồ sơ. Tài liệu trong doanh nghiệp, khi có sự thay đổi nhân sự thì việc bàn giao hồ sơ tài liệu phải được thực hiện nghiêm túc, đúng quy định.
Phải xây dựng được quy định cụ thể về các mặt nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu như: chế độ lập và phân loại hồ sơ, chế độ bảo quản và phục vụ khai thác, chế độ đánh giá, tiêu hủy hồ sơ tài liệu lưu trữ...
Thường xuyên hay định kỳ tổ chức các cuộc họp chuyên đề để kiếm tra tình hình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp, từ đó góp phần thiết thực vào hoạt động của doanh nghiệp nói chung và của từng bộ phận nói riêng.

Phân loại hồ sơ, tài liệu

Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp gồm có nhiều loại và có giá trị khác nhau, đề lập và quản lý đầy đủ những hồ sơ tài liệu cần phải dựa trên một số tiêu chí nhất định. Việc phân loại khoa học, hợp lý giúp cho việc quản lý, khai thác, sử đụng hồ sơ được hiệu quả đem lại lợi ích thiết thực. Về cơ bản có thể phân loại theo:

Hồ sơ, tài liệu bành chính văn phòng, bao gồm:

Các văn bản quy phạm pháp luật các quy định chỉ thị của ban lãnh đạo doanh nghiệp... (hồ sơ nguyên tắc).
Những hồ sơ tài liệu về các cuộc họp, các hội nghị, đại hội người lao động hàng năm.
Các công văn, giấy tờ "đi” và “đến" hàng năm.
Hồ sơ, tài liệu về việc mua sắm trang thiết bị, tài sản, máy móc, hàng hóa...
Báo cáo sơ kết, tổng kết về các mặt hoạt động của doanh nghiệp.
Các loại giấy tờ, văn bản khác.
Hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự

Hồ sơ về việc thành lập doanh nghiệp (đơn xin thành lập, quyết định thành lập, giấy phép kinh doanh và các tài liệu khác có liên quan).
Tài liệu và các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo doanh nghiệp, chức năng nhiệm vụ cụ thể.
Hồ sơ về tuyên dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển nhân viên, người lao động.
Các quyết định khen thưởng, kỷ luật người lao động. .
Hồ sơ, tài liệu về bảo hiềm xã hội, lương, phụ cấp, trợ cấp cho người lao động...
Hồ sơ cá nhân của thành viên, người lao động trong doanh nghiệp (sơ yếu lý lịch bản sao bằng cấp, hợp đồng lao động, quyết định nâng lương...).
Hồ sơ tài liệu về hoạt động SXKD

Hồ sơ tài liệu về chương trình, kế hoạch hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp.
Kế hoạch tài vụ hàng năm, hàng quý.
Hồ sơ về các hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại, mua bán hàng hóa, sản phẩm...
Các tài liệu khác có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Hồ sơ tài liệu kỹ thuật

Hồ sơ thiết kế mẫu mã sản phẩm, đăng ký bản quyền, sở hữu.
Tài liệu về máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ, các sáng chế, cải tiến kỹ thuật công nghệ...
Các tài liệu khác có liên quan.
Hồ sơ, tài liệu về tài chính, kế toán

Văn bản quy phạm pháp luật, quy định hướng dẫn về công tác tài chính, kế toán.
Hồ sơ dự toán, quyết toán kinh phí.
Hồ sơ, tài liệu về kiểm kê tài sản, kiểm tra tài chính hàng năm.
Hồ sơ về kế hoạch tài chính, Báo cáo tài chính.
Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán...
Các loại hồ sơ, tài liệu khác của doanh nghiệp

Có thể nói ý nghĩa và tác dụng của hoạt động quản lý hồ sơ, tài liệu là rất lớn, tuy nhiên thực tế cho thấy việc quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp chưa tốt, chưa cân đối với các mặt hoạt động khác. Chính vì vậy nhận thức đúng đắn về giá trị của hồ sơ, tài liệu cũng như việc quản lý, khai thác, sử dụng phù hợp sẽ đem lại những tác dụng tích cực, góp phần thúc đẩy sự vận hành và phát triển của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh quyết liệt hiện nay.

Theo nguồn "Nhà quản lý"

**kale** · #2 26-07-2006, 11:49 AM

đúng là Hsơ & tài liệu rất quan trọng nhưng với bài viết trên theo tôi phải làm rõ khái niệm Tài liệu & Hồ sơ. Như thế mới có cách quản lý & sử dụng tốt được.
Theo ISO thì 2 cái này là hoàn toàn khác nhau về mặt bản chất đấy :d:

**Laquang** · #3 02-08-2006, 11:05 AM

Quote:

Nguyên văn bởi kale

đúng là Hsơ & tài liệu rất quan trọng nhưng với bài viết trên theo tôi phải làm rõ khái niệm Tài liệu & Hồ sơ. Như thế mới có cách quản lý & sử dụng tốt được.
Theo ISO thì 2 cái này là hoàn toàn khác nhau về mặt bản chất đấy :d:

Bây giờ tôi không còn đánh giá cao ISO của Việt nam đạt được nữa. Dần dần nó khái niệm ISO ở đây sẽ trở thành hàng chợ. Nếu bạn nào ở cty đang làm quy trình chuẩn để được cấp ISO thì sẽ hiểu điều này hơn hết.

Hai khái niệm trên rất dễ dàng. Tài liệu là những văn bản, giấy tờ, sách hay báo.... liên quan đến một vấn đề nào đó. Còn hồ sơ là tài liệu liên quan đến 1 người, một vụ việc,.. được tập hợp một cách hệ thống.

Như vậy, khái niệm hồ sơ bao hàm tài liệu và cũg đúng thôi khi quản lý hồ sơ của một nhân viên trong doanh nghiệp phải quản lý tất cả các thông tin và được lấy từ nhiều dữ liệu, tài liệu khác nhau.

Điều đã làm được ở bài viết này đó là cho ta biết tầm quan trọng,cách tổ chức,xây dựng mới và quản lý tốt theo thời gian chứ không phải để làm rõ một hoặc hai khái niệm. Nếu bạn chỉ quan tâm đến khái niệm tôi nghĩ tốt nhất bạn nên mua một cuốn từ điển!

Laquang!

**akindman** · #4 02-08-2006, 03:06 PM

Thật ra đúng là trong ISO hai khái niệm này được phân biệt rất rõ ràng. Phân như nào không quan trọng, cái quan trọng là:
+ Mục đích áp dụng của chúng ta là gì?
+ Nếu đã áp dụng thì rất cả mọi người trong tổ chức phải hiểu giống nhau tức là phải tiêu chuẩn hoá.

Nhắc đến ISO, đúng là nó đang biến thành cái hàng chợ, nhưng không phải lúc nào cũng như vậy, anh LaQuang à. Nhận xét như vậy có phiến diện quá chăng.

Chúng ta đang làm việc chứ không phải đi học, chính vì vậy chúng ta quan tâm đến hiệu quả chứ không để ý nó có nghĩa là thế nào! đúng là thực tế, chúng ta cần như vậy.

Nhưng làm như vậy, bạn chỉ giải quyết được cái trước mắt, chứ không phải lâu dài, là những công việc vụn vặt chứ không mang tính hệ thống.

Khái niệm, mục đích, ý nghĩa, phân loại, phạm vị....quả đúng là chúng mang tính lý thuyết. Nhưng nó sẽ cho chúng ta cái nhìn đúng đắn, chính xác ngay từ đầu.

Rgs

#5 02-08-2006, 03:29 PM

Quote:

Nguyên văn bởi Laquang

Bây giờ tôi không còn đánh giá cao ISO của Việt nam đạt được nữa. Dần dần nó khái niệm ISO ở đây sẽ trở thành hàng chợ. Nếu bạn nào ở cty đang làm quy trình chuẩn để được cấp ISO thì sẽ hiểu điều này hơn hết.

Laquang!

Laquang chưa đủ khả năng đánh giá cao hay thấp việc ứng dụng ISO vào trong doanh nghiệp đâu!

Quote:

Nguyên văn bởi akindman

+ Mục đích áp dụng của chúng ta là gì?
+ Nếu đã áp dụng thì rất cả mọi người trong tổ chức phải hiểu giống nhau tức là phải tiêu chuẩn hoá.

Tôi hoàn toàn đồng ý với akindman về quan điểm này. Cái quan trọng là chúng ta suy nghĩ, hiểu và áp dụng nó như thế nào. Còn bản thân ISO là tiêu chuẩn đã được quốc tế thừa nhận, chúng ta không phải bàn cãi về nó. Đi sau phải học hỏi người đi trước là tất yếu.

Kindly regards
HongLinh

vncinternet · #6 02-08-2006, 07:37 PM

Quản trị thông tin là việc một doanh nghiệp sử dụng các phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin liên quan đến các công việc, hoạt động của doanh nghiệp đó. Các thông tin này bao gồm cả các bản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc. Và thông qua quản trị thông tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị của các thông tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ tổ chức cũng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin. Thông qua việc quản trị thông tin, người quản lý dễ dàng nắm bắt được tình hình hoạt động của doanh nghiệp và giảm thiểu thời gian khi thực hiện các công việc.

Tại sao quản trị thông tin lại quan trọng?

Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Đối với các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công cộng, phần lớn ngân sách hoạt động được dùng vào việc xử lý thông tin.

Tất cả các doan nghiệp đều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều hành và giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động, và nó cũng là một bằng chứng cho thấy cách thức các doanh nghiệp đang điều hành công việc và trao đổi thông tin trong doanh nghiệp đang được thực hiện.

Các nhân tố chính để thành công

Tất cả các nhân viên đều sẵn sàng truy cập tất cả các thông tin họ cần để thực hiện công việc tại tất cả các cấp độ trong tổ chức.
Tài sản thông tin được khai thác tối đa thông qua quá trình chia sẻ thông tin trong nội bộ tổ chức và với các cơ quan hoạt động trong lĩnh vực công cộng khác; thông qua các thoả thuận với các tổ chức trong lĩnh vực cá nhân tại những điểm phù hợp.
Chất lượng thông tin của tổ chức phải được duy trì và các thông tin sử dụng trong kinh doanh phải chính xác, đáng tin cậy, luôn được cập nhật, toàn diện và nhất quán.
Các yêu cầu về mặt luật pháp cũng như các yêu cầu khác như vấn đề bảo mật tính riêng tư, bí mật, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin phải được thực thi.
Thông tin cần phải được đưa tới các thành viên nội bộ doanh nghiệp một cách thuận tiện thông qua nhiều chức năng khác nhau.
Các bản ghi và các phần thông tin cần thiết khác phải được lưu trữ tốt.
Doanh nghiệp đạt được mức độ cao trong việc về tính hiệu quả trong các hoạt động xử lý thông tin
Những người liên quan đến quản trị thông tin - Bao gồm:

Người sở hữu thông tin, chịu trách nhiệm về một mục tin cụ thể cũng như tính chính xác, sẵn sàng để sử dụng và bảo mật của thông tin.
Người chăm sóc thông tin, chịu trách nhiệm bảo trì thiết bị truyền thông tin và các vấn đề liên quan tới công nghệ thông tin.
Người sử dụng (trong và ngoài tổ chức) truy cập và sử dụng các thông tin do người sở hữu thông tin chỉ định và được người chăm sóc thông tin cho phép.
Quản trị chịu trách nhiệm quản lý thông tin được coi như một tài sản kinh doanh

Những yêu cầu này áp dụng cho tất cả các loại tài sản thông tin của tổ chức. Lời chỉ dẫn này tập trung vào các thông tin được lưu trữ dưới dạng điện tử (bao gồm các hình ảnh, bản đồ, âm thanh video – và tất cả các thông tin được số hoá) nhưng hầu hết các quy tắc cũng có thể áp dụng được với các thông tin lưu trữ trên giấy.

Các quy tắc

Vai trò của thông tin trong việc tin học hoá các hoạt động của doanh nghiệp. Hầu hết chương trình tin học hoá và các sáng kiến sử dụng thông tin trong các hoạt động của doanh nghiệp đều dựa vào việc thực hiện các biện pháp tiếp cận mới mẻ về quản trị và khai thác tài sản thông tin của doanh nghiệp. Ví dụ:

Yêu cầu nhân viên, các phòng ban tham gia vào công việc của doanh nghiệp, cần phải có sự chia sẻ thông tin nhiều hơn nữa giữa các thành viên viên trong nội bộ doanh nghiệp– ví dụ thông qua mạng nội bộ của doanh nghiệp (Company Secure Intranet - CSI)
Việc chuyển đổi quá trình hoạch định chính sách dựa trên các căn cứ và tầm quan trọng của việc điều hành hoạt động của doanh nghiệpđã đặt ra yêu cầu mới đối với khả năng khai thác các nguồn thông tin có liên quan và đáng tin cậy cũng như đối với các công cụ tạo và xử lý dữ liệu dành cho các thành viên của doanh nghiệp.
Yêu cầu cần phải có cái nhìn nhanh hơn và xa hơn dẫn tới những người có liên quan đến lĩnh vực quản lý, lập kế hoạch, giao tiếp và hoạch định chính sách sử dụng các nguồn thông tin trên CSI và Internet ngày càng nhiều; những người sử dụng thông tin trong sẽ cần phải học cách khai thác các nguồn thông tin thông qua hệ thống quản lý thông tin nội bộ này.
Kết quả từ quản trị thông tin có hiệu quả

Thông tin là một nguồn lực then chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân lực, tài chính và các nguồn lực hữu hình khác. Thông tin cũng là một vấn đề kinh doanh. Thông qua quản trị có hiệu quả nguồn thông tin và hệ thống thông tin của một tổ chức, các nhà quản lý trong tổ chức có thể:

Tăng thêm giá trị cho các dịch vụ cung cấp tới khách hàng
Nhân viên nhanh chóng xử lý giải quyết công việc được giao
Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động
Giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ
Khuyến khích đổi mới quá trình hoạt động trong nội bộ và cung cấp dịch vụ cho bên ngoài
Các loại thông tin

Thông tin do tổ chức sở hữu và các thông tin từ bên ngoài mà tổ chức cập nhật vào có rất nhiều dạng khác nhau

Dữ liệu đã được cấu trúc

Các dữ liệu được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu thường được dùng để hỗ trợ cho các hoạt động điều hành và các giao dịch kinh doanh. Các cơ sở dữ liệu bao gồm những bản ghi đã được cấu trúc chứa các chi tiết về các chủ đề liên quan đến kinh doanh như các khách hàng, tình hình tài chính, tình hình nhân sự và các nguồn lực khác trong và ngoài tổ chức.

Các dữ liệu chưa được cấu trúc

Những dữ liệu loại này bao gồm hình, ảnh, bản đồ, các bản thu âm và video. Trong hoạt động của doanh nghiệp, rất nhiều loại tài liệu sẽ được chuyển thành một phần của các bản ghi.

Thông tin tham khảo và thư viện

Các thư viện hiện nay đang cung cấp rất nhiều nguồn thông tin khác nhau ngày càng nhiều bao gồm các cuốn catalogue, cơ sở dữ liệu thương mại, dịch vụ cung cấp thông tin trực tuyến và dịch vụ Internet nhằm giúp các thành viên trong nội bộ dễ dàng thực thi các nhiệm vụ của mình.

Phạm vi quản trị thông tin

Quản trị thông tin bao gồm 4 lĩnh vực chính như sau:

Quản trị nguồn thông tin. Tất cả các nguồn thông tin nói trên cần phải được quản lý. Việc quản lý thông tin trong nội bộ daonh nghiệp phải đảm bảo rằng tất cả các nguồn thông tin được biết tới và những trách nhiệm này phải được chỉ định cho họ.
Quản trị công nghệ thông tin. nhằm củng cố hệ thống thông tin trong doanh nghiệp mà điển hình là chịu trách nhiệm về chức năng cung cấp thông tin do tổ chức tự quản lý hoặc được nhận từ một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài. Quản trị thông tin của tổ chức phải được hoạt động như là một “Khách hàng am hiểu” về các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến IT mà tổ chức đó cần.
Quản trị xử lý thông tin. Tất cả quá trình kinh doanh sẽ làm gia tăng những hoạt động liên quan đến một hoặc một số nguồn thông tin của tổ chức. Quá trình tạo mới, thu thập, truy nhập, sử đổi, lưu trữ, xoá bỏ và nén thông tin cần phải được kiểm soát hợp lý nếu tổ chức muốn quản lý thành công nguồn thông tin của mình.
Quản trị tiêu chuẩn thông tin và các chính sách. Doanh nghiệp sẽ cần phải xác định các tiêu chuẩn và chính sách trong quản trị thông tin. Những tiêu chuẩn và chính sách này sẽ thường được phát triển như một nhân tố trong chiến lược thông tin của tổ chức. Chính sách quản trị sẽ quản lý các quy trình và trách nhiệm quản trị thông tin trong tổ chức: chính sách và tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ áp dụng cho cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho hệ thống thông tin của doanh nghiệp
Quản trị tri thức

Quản trị tri thức là một khía cạnh then chốt trong quản trị thông tin. Về cơ bản, quản trị tri thức là việc làm cho các thông tin trở nên hữu dụng để một số hoạt động có thể được thực hiện dựa trên nền tảng của kiến thức đó.

Quản trị kiến thức bao gồm:

Nguồn vốn tri thức (tài sản kiến thức do tổ chức nắm giữ bao gồm các kiến thức chuyên môn của các cá nhân)
Công việc có tính phối hợp với sự hỗ trợ của máy vi tính (những cách thức làm cho việc trao đổi kiến thức giữa các nhóm làm việc được dễ dàng hơn)
Trao quyền cho nhân viên (những cách thức cho phép các cá nhân tận dụng được lợi ích từ các kiến thức chung của tổ chức)
Trong doanh nghiệp, mạng quản lý thông tin của doanh nghiệp sẽ được cung cấp nhanh chóng các thông tin cập nhật và đầy đủ giữa:

Người quản lý và các thanh viên trong nội bộ
Thông tin báo cáo từ các phòng ban đến người quản lý
Báo cáo công việc từ các thành viên đến người chịu trách nhiệm công việc (Quản lý dự án)
Các thông tin, tài liệu liên quan đến hoạt động, công việc của doanh nghiệp
Cuối cùng, mạng thông tin này luôn có sẵn 24/24 để các thành viên có thể sử dụng và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng trong việc xử lý thông tin và công việc
Các quá trình thực hiện

Yêu cầu đầu tiên của chương trình quản trị thông tin là tổ chức phải nhận thức đầy đủ về nhu cầu cũng như những tài sản thông tin mà tổ chức đó có bằng việc thực hiện việc kiểm tra thông tin.

Doanh nghiệp sẽ cần phải xem xét các yêu cầu thông tin trên toàn bộ các bộ phận và chức năng kinh doanh của mình. Người ta khuyến cáo rằng nên áp dụng phương pháp tiếp cận theo “vòng đời” khi xem xét việc sử dụng thông tin trong kinh doanh. Tổ chức nên xem xét lại:

Loại thông tin nào hiện đang nắm giữ và các thông tin đó có thể được phân loại như thế nào?
Các loại thông tin nào cần thu thập và tạo mới trong quá trình kinh doanh?
Các thông tin sẽ được lưu trữ và duy trì như thế nào?
Các thông tin sẽ được truy cập như thế nào, do ai và theo cách nào?
Các thông tin sẽ được loại bỏ như thế nào và dưới sự cho phép của ai?
Chất lượng của thông tin sẽ được duy trì như thế nào (tính chính xác, nhất quán, thời hạn lưu hành v.v…)
Làm thế nào để các thông tin có thể dễ dàng truy cập hơn đối với mọi người trong nội bộ doanh nghiệp.
Ai chịu trách nhiệm xử lý hàng loạt các quá trình liên quan đến quản trị thông tin?
Làm thế nào để tất cả các nhân viên nhận thức được trách nhiệm của họ đối với quản trị thông tin? Các hoạt động chủ yếu của quản trị thông tin bao gồm:
• Phân tích hoạt động
• Xác định nhu cầu thông tin
• Xây dựng kho thông tin
• Xác định các thông tin thừa và thiếu
• Duy trì danh mục nội dung thông tin
• Xác định chi phí và giá trị các thông tin của tổ chức
• Ghi chú và sắp xếp các kỹ năng chuyên môn
• Khai thác tiềm năng của thông tin trong tổ chức
Bạn cần phải xác định được chính sách và các quá trình thực hiện cho:

Quản trị tài liệu điện tử (Electronic Document Management – EDM) – thông tin được tạo ra, truy cập và chia sẻ giữa các nhóm làm việc như thế nào?
Quản trị các bản ghi điện tử (Electronic Record Management – ERM) - đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn tuân theo các yêu cầu của văn phòng cung cấp bản tin điện tử cho các thanh viên trong nội bộ doanh nghiệp.
(http://vanphongtructuyen.com)

**Laquang** · #7 03-08-2006, 09:33 AM

Quote:

Nguyên văn bởi HongLinh

Còn bản thân ISO là tiêu chuẩn đã được quốc tế thừa nhận, chúng ta không phải bàn cãi về nó. Đi sau phải học hỏi người đi trước là tất yếu.

Tôi không phủ nhận quy trình chuẩn của ISO mà tôi chỉ ăn năn cho việc các DN của chúng ta được công nhận điều đó. Tôi làm ERP cho rất nhiều cty đã khoe khoang ISO số này và ISO số khác nhưng thực chất cái hệ thống tài khoản họ cũng chưa thống nhất được huống gì là khái niệm ISO. mặt khác đa số các công ty đang làm ISO thì họ muốn đưa ERP vào để cùng đồng nhất . Nếu bạn đã xem qua tài liệu, buổi training quy trình ISO dành cho DN mới biết rằng tất cả đang là trên giấy mực cả.

**LKCuong** · #8 18-03-2009, 08:49 AM

Đặt ra ISO và thực hiện theo ISO là hai phạm trù hoàn toàn khác nhau. Cũng giống như bạn có Luật giao thông nhưng ra đường vẫn rất nhiều người đi vào đường ngược chiều, vượt đèn đỏ. Nếu ai cũng thực hiện theo Luật Giao Thông thì VN đã không bị tắc đường nhiều như bây giờ.

Cũng giống như vậy, lãnh đạo doanh nghiệp muốn đặt ra ISO để bắt nhân viên thực hiện nhưng nếu không có kiểm tra, kiểm soát thì ISO vứt vào góc tủ là đúng rồi. Không thể trông mong tính tự giác của nhân viên mà phải có chính sách cây gậy và củ cà rốt. ISO tại VN mới chỉ là viết ra những cái ta làm mà thiếu 2 bước sau là làm theo cái ta viết và kiểm tra xem làm có đúng theo cái ta viết không. Điều đó có đúng không Laquang?

Tôi đồng ý với quan điểm của anh Lĩnh, ISO vẫn là chuẩn quốc tế có giá trị rất lớn.